Digitale Konferenzen und hybride Events in 2021

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Jitsi meet für Unternehmen – virtuelle Konferenz via Livestream

Genau wie 2020 wird es auch im Jahr 2021 aufgrund von Covid 19 viele Absagen für Messen und Live-Veranstaltungen geben. Meeting-Tools wie Jitsi Meet für Unternehmen werden für Digitale Konferenzen und hybride Events immer mehr an Bedeutung gewinnen. In 2020 konnte ich mit Kreativfilm als Live Streaming Dienstleister viele wertvolle Erfahrungen sammeln, die uns und unseren Auftraggebern auch 2021 zugutekommen werden. Corona hat viele Veränderungen mit sich gebracht und direkten Einfluss auf die digitale Welt genommen. So konnte ich schon mehrfach virtuelle Konferenzen via Livestream produzieren. Es kam zu einem regelrechten Boom im Bereich der Digitalisierung, weil Unternehmen nach alternativen Möglichkeiten für ihre Veranstaltungen suchten und verstärkt auf digitale Konferenzen und hybride Events setzen.

Mittlerweile wissen viele Unternehmen beispielsweise, wie sie ein Zoom oder Webex Livestream selber machen und nutzen dies, um mit ihren Mitarbeitern auch auf Distanz in engem Kontakt zu bleiben. Fest steht: Für zahlreiche kleine und mittelständische Unternehmen gab die Corona-Pandemie letztlich den entscheidenden Impuls, auf den Zug der Digitalisierung aufzuspringen und für eine bessere Vernetzung zu sorgen. Infolgedessen sind aber auch viele Angebote für Online-Meetings für digitale Konferenzen und Hybrid Events entstanden und es ist gerade für Anfänger in diesem Bereich schwierig, den Überblick zu behalten. Dieser Artikel soll dabei helfen, im Dschungel der Programme und Tools die Übersicht zu wahren und dabei insbesondere auf die Möglichkeiten von Jitsi meet und Slido für Unternehmen eingehen, die sich in den letzten Monaten als herausstechende Programme erwiesen haben.

Präsenzveranstaltung via Livestream – Rechtliche Besonderheiten

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Wer hybride Events durchführen und seine Präsenzveranstaltung via Livestream digital abhalten möchte, sollte sich vorab über die damit verbundenen rechtlichen Belange informieren. Im Jahr 2016 ist das DSGVO-Gesetz in Kraft getreten. Seitdem ist es wichtig, dass Unternehmen ihren Kunden und Usern mitteilen, auf welche Art und Weise sie die Daten verarbeiten, speichern und verwenden. Andernfalls drohen unangenehme Folgen wie teure Abmahnungen. Die meisten Internetnutzer kennen sicher die Felder, die sich beim Betreten einer neuen Website öffnen und darum bitten, die Zustimmung zur Verwendung von Cookies zu erteilen. Auch dies hängt mit der DSGVO zusammen. Diese schreibt vor, dass personenbezogene Daten keinesfalls missbraucht oder an Dritte weitergegeben werden dürfen. Viele Webseiten erheben nämlich Daten wie den Standort des Nutzers, die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer und das eigene Verhaltensmuster auf den einzelnen Homepages. Das führt dann dazu, dass so mancher Internetnutzer kurz nach einer Suchabfrage im Web plötzlich überall Werbung für das eben gesuchte Produkt erhält. Es ist für Unternehmen sehr wichtig, die Regeln der DSGVO einzuhalten, wenn eine Konferenz Digitalisierung geplant ist oder andere virtuelle Veranstaltungen umgesetzt werden sollen. Folgende Punkte sind bei Präsenzveranstaltungen via Livestream dabei von Bedeutung:

  • Unternehmen müssen beim Eröffnen derartiger Meetings ihre Nutzer über die durchgeführten Datenverarbeitungen informieren. Andernfalls drohen Strafen oder Geldbußen, wie in der DSGVO Kapital 8, Artikel 83 festgehalten ist.
  • Wichtig bei Nutzung von Jitsi Meet für Unternehmen_ Eine Videokonferenz mit Jitsi oder einem ähnlichen Tool darf daher erst beginnen, wenn die User ihr Einverständnis erteilt haben.
  • Darüber hinaus sollten Unternehmen dafür Sorge tragen, virtuelle Konferenzen und hybride Events vor unerwünschten Gästen und Hackerangriffen zu schützen. Für diesen Zweck empfehlen sich sichere Passwörter für die Online-Meetings.
  • Betriebe sollten darauf achten, welchen Server sie für die Digitalisierung ihrer Konferenz nutzen. Der verwendete Server beeinflusst, wie die Daten verarbeitet werden. Für eine höhere Sicherheit sorgen private Server oder Firmenserver. Unternehmen, die einen Firmenserver besitzen, sollten diesen für das Meeting nutzen, um die Sicherheit zu erhöhen. Dafür gibt es vom Tool Jitsi Meet Deutsch ebenfalls praktische Lösungsansätze für Unternehmen.
  • Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, sind Meetinganbieter von digitalen Konferenzen empfehlenswert, die keine Kundendaten verarbeiten und/oder die Möglichkeit bieten, die Meetings über Firmenserver laufen zu lassen.

Wer diese Punkte beachtet, kann von den zahlreichen Chancen profitieren, welche eine Konferenz Digitalisierung Jitsi für Unternehmen bietet. Man kann dadurch über den ganzen Globus miteinander kommunizieren und spart sich Reisekosten oder die Organisation mehrerer Meetings nacheinander. Auch aus dem Homeoffice sind Besprechungen und Meetings mit Jitsi ohne Weiteres realisierbar. Die Arbeitszeit der Mitarbeiter lässt sich viel effektiver nutzen, weil sich Leerzeiten durch Autofahrten und etwaige Staus vermeiden lassen. Um Angestellte und Kunden zu einer digitalen Mitarbeit zu motivieren, gibt es viele Möglichkeiten:

  1. Whiteboards, die miteinander geteilt werden können
  2. Eröffnung von Breakoutrooms für Diskussionen für die digitale Konferenz
  3. Screensharing, um bestimmte Dinge zu zeigen oder Präsentationen zu halten
  4. Umfragen für mehr Zuschauerbeteiligung
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Dies sind nur einige Beispiele, da es noch viele weitere Integrationen gibt, welche die Kommunikation bei digitalen Konferenzen und hybride Events erweitern. Gerade mit Slido Umfragen ist hier viel möglich. Unternehmen können mit einer professionellen Kamera-Disposition und einem clever durchdachten Set eine vollständige Produktvorstellung oder ein Kundengespräch erfolgreich umsetzen und via Online-Meeting live mit ihren Kunden teilen. Demzufolge bieten Online-Meetings wie Jitsi meet viele Möglichkeiten für Unternehmen um mit Kunden, Partner und Kollegen auch in Zeiten von Corona wieder näher zusammenzubringen. Wir empfehlen allen Firmen, Zeit für die Einarbeitung in dieses Thema zu investieren, um das Beste aus der aktuellen Situation herauszuholen.

Auch wir von Kreativfilm haben auf die aktuellen Entwicklungen durch Corona reagiert und in unserem Unternehmen viel verändert. Seit Beginn der Pandemie halten wir unsere Kundengespräche und Meetings überwiegend digital ab. Dabei hat sich bei den Themen Meeting und Videokonferenz Jitsi besonders durchgesetzt, aber auch die Internettelefonie wird von uns genutzt. Zudem haben wir darauf gebaut, die Kommunikation zwischen unseren Mitarbeitern zunehmend zu digitalisieren, um ein sicheres und effektives Homeoffice zu ermöglichen. In den folgenden Abschnitten möchte ich nun genauer darauf eingehen, warum wir für jedes Meeting und jede Videokonferenz Jitsi am liebsten nutzen.

Unsere Jitsi Meet Anleitung

Jitsi gibt es schon seit 2003, aber in diesem Jahr erlebte das Tool durch die Corona-Pandemie einen enormen Aufschwung. So gelang es dem Programm, die 20-Millionen-Nutzer-Marke zu überschreiten – und noch immer kommen täglich zahlreiche neue User dazu. Auch Experten empfehlen Jitsi für die Digitalisierung von Konferenzen gerne. Wir haben es beispielsweise für unseren Dreh beim Ministerium für Verbracherschutz mit Erfolg genutzt. Das Gute daran: Es handelt sich hierbei um ein Open-Source-Tool, welches kostenfrei genutzt werden kann. Eine kostenpflichtige Version mit erweitertem Funktionsumfang wird zusätzlich angeboten.

Online Meetings und Videokonferenzen mit Jitsi Meet umsetzen

Eine der wichtigsten Funktionen von Jitsi Meet für Unternehmen besteht darin, Online-Meetings durchzuführen. Dabei hat das Tool den erheblichen Vorteil, dass es datenschutzkonform nach DSGVO arbeitet. Genau aus diesem Grund erfreut es sich auch bei vielen Anwendern einer so großen Beliebtheit, weil sich Unternehmen dadurch den Aufwand sparen können, sich umständlich selbst in das Thema DSGVO einzuarbeiten. Darüber hinaus bietet Jitsi noch weitere Vorteile: Es zeichnet sich durch eine einfache Struktur aus, sodass die Bedienung kinderleicht nachvollziehbar ist. Man muss lediglich die Website aufrufen und hat dort dann die Möglichkeit, ein Online-Meeting zu eröffnen. Daraufhin erhält man einen URL-Link, der nach dem Schema „https://meet.jit.si/Meetingname“ aufgebaut ist. Sobald man das Meeting geöffnet und benannt hat, muss man nur noch seinen Namen eingeben. Dieser ist dann auch im Stream zu sehen. Schon ist das digitale Meeting fertig, welches über den Link verbreitet werden kann.

Tipp: Zusätzlich ist es möglich, unter der Rubrik „Sicherheit“ ein Passwort festzulegen. Auf diese Weise kann man noch besser kontrollieren, wer dem Meeting beitritt und somit ungewünschte Gäste oder gar Hacker aussperren.

Jitsi Meet für den Livestream – „Video Bridge“

Darüber hinaus hat Jitsi Meet aber noch viel mehr für Unternehmen zu bieten. So kann man dabei beispielsweise auch auf einen Server zugreifen, um darüber die Livestreams und Videos zu mixen, ohne die riesigen und kommerziellen Server externer Anbieter nutzen zu müssen. Dieses Feature nennt sich Jitsi Video Bridge. Des Weiteren können Unternehmen viele Eigenschaften hinzufügen und individualisieren. Auf der Jitsi Website findet man diesbezüglich zahlreiche praktische Tipps und auch schon fertige Codes, die man einfach verwenden kann. Wer im Bereich IT über etwas mehr Erfahrung verfügt, findet bei Jitsi unter diesem Link auch Code-Ansätze und eine Unterstützung für die Integration in die eigene Website oder Produkte. Praktisch ist zudem der eigene Blog von Jitsi, wo immer auf aktuelle Events oder Neuerungen der Branche und des Tools hingewiesen wird. Wer sich gerne über die Funktionen austauschen möchte, kann das in der Community tun. Ein weiterer Vorteil ist, dass Jitsi mit GitHub zusammenarbeitet. Dort können sich mehrere Programmierer miteinander verbinden, um weiter an dem Code des Programms zu arbeiten und neue Features zu integrieren. Der Zugriff auf diese Projekte ist ebenfalls direkt über die Website möglich. Für Personen mit ganz viel Interesse möchte ich auch noch erwähnen, dass es ein regelmäßiges Online-Meeting gibt, an dem man teilnehmen kann. Alternativ ist es möglich, sich die Aufnahmen des Meetings auf dem You-Tube-Kanal anzuschauen.

Slido Umfragen für aktive Zuschauerbeteiligung

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Slido für Umfragen ist ein Tool, das sich im letzten Jahr einer zunehmenden Beliebtheit erfreut hat. Es hilft Unternehmen dabei, eine Interaktion zwischen Mitarbeitern oder Kunden zu schaffen. Wir haben Slido auch mehrfach für digitale Konferenzen und hybride Events verwendet. Die Funktionsweise ist einfach erklärt: Man registriert sich auf der Website und kann dann die Funktionen, die das gebuchte Paket beinhaltet, nach Belieben nutzen. Slido wird in einer kostenfreien Version ebenso angeboten wie in unterschiedlichen Angebotspaketen. Für den Anfang ist das kostenlose Tool von Slido für Umfragen zwar sehr nützlich, allerdings ist es in Bezug auf die Sicherheit und den Datenschutz empfehlenswert, eines der kostenpflichtigen Angebote zu verwenden. Je nach Paket bietet Slido folgende Funktionen:

  • Slido Umfragen
  • Brainstorming
  • Abwechslungsreiche Quiz-Möglichkeiten
  • Auswertung der Chat-Kommentare
  • Sprachunterstützung im Falle von Sprachbarrieren
  • Integration bekannter externer Programme wie Zoom oder Powerpoint

Ein wesentlicher Vorteil von Slido Umfragen besteht dabei darin, dass es konform mit den aktuell gültigen Datenschutzrichtlinien ist. Gleichzeitig ist es in hohem Maß individualisierbar und kann perfekt für Livestreams von Präsenzveranstaltungen angepasst werden. Je nach Paket ist es mit Slido sogar möglich, das eigene Unternehmen komplett darüber zu strukturieren und zu analysieren und somit die Kommunikationswege erheblich zu vereinfachen. Auch Slido verfügt über einen eigenen You-Tube-Kanal, der zahlreiche nützliche Anwendungstipps bietet. Zudem gibt es auf der Website viele Beratungsdokumente. Abgerundet wird das Tool durch eine sehr gute, transparente, nahe und lösungsorientierte Kundenbetreuung. Es ist wenig verwunderlich, dass viele große und namhafte Unternehmen wie Booking.com und Nike zu den Kunden von Slido Umfragen gehören.

Beratung für die Planung von digitalen Konferenzen und hybriden Events

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Alles in allem komme ich zu dem Schluss, dass es in einer Zeit, in der Online-Meetings und -Konferenzen zunehmend bedeutender werden, auf jeden Fall sinnvoll ist, sich mit hilfreichen Tools wie Jitsi oder Slido als Unternehmen vertraut zu machen. Wer dies tut, kann von den durch Corona bedingten Veränderungen sogar in erheblichem Maße profitieren. Auch mein Team und ich haben erkannt, dass gerade Jitsi im Unternehmensalltag in der aktuellen Zeit sehr nützlich ist. Ich habe für alle Interessierten ein Video produziert, welches meine Praxiserfahrungen der letzten Produktionen zeigt, bei denen ich Jitsi für meine Aufträge aufgesetzt und eingesetzt habe. Außerdem habe ich in dem Video noch einmal viele praxisnahe Tipps zusammengefasst. Auch hier im Blog bieten wir konkrete Hilfestellungen und Anleitungen für unsere Kunden an. Ich biete zusammen mit meinem Team eine kostenlose Erstberatung für Unternehmen an.

Über den Autor

Carsten ist der Gründer und Unternehmer von Kreativiflm. Mit seiner Erfahrung aus über 20 Jahren Film- und Medienproduktion liefert er hilfreiche Inhalte hier im Blog. Neben aktuellen Produktionen geben wir auch Hilfestellungen im Bereich unserer Ratgeber.