Digitale Konferenzen und hybride Events in 2021

Jitsi meet f├╝r Unternehmen ÔÇô virtuelle Konferenz via Livestream

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Genau wie 2020 wird es auch im Jahr 2021 aufgrund von Covid 19 viele Absagen f├╝r Messen und Live-Veranstaltungen geben. Meeting-Tools wie Jitsi Meet f├╝r Unternehmen werden f├╝r┬áDigitale Konferenzen und hybride Events immer┬ámehr an Bedeutung gewinnen.┬áIn 2020 konnte ich mit Kreativfilm als Live Streaming Dienstleister viele wertvolle Erfahrungen sammeln, die uns und unseren Auftraggebern auch 2021 zugutekommen werden. Corona hat viele Ver├Ąnderungen mit sich gebracht und auch direkten Einfluss auf die digitale Welt genommen. So konnte ich auch schon mehrfach virtuelle Konferenzen via Livestream produzieren. Es kam zu einem regelrechten Boom im Bereich der Digitalisierung, weil Unternehmen nach alternativen M├Âglichkeiten f├╝r ihre Veranstaltungen suchten und verst├Ąrkt auf digitale Konferenzen und hybride Events setzen.

Mittlerweile wissen viele Unternehmen beispielsweise, wie sie ein Zoom oder Webex Livestream selber machen und nutzen dies, um mit ihren Mitarbeitern auch auf Distanz in engem Kontakt zu bleiben. Fest steht: F├╝r zahlreiche kleine und mittelst├Ąndische Unternehmen gab die Corona-Pandemie letztlich den entscheidenden Impuls, auf den Zug der Digitalisierung aufzuspringen und f├╝r eine bessere Vernetzung zu sorgen. Infolgedessen sind aber auch viele Angebote f├╝r Online-Meetings f├╝r digitale Konferenzen und Hybrid Events entstanden und es ist gerade f├╝r Anf├Ąnger in diesem Bereich schwierig, den ├ťberblick zu behalten. Dieser Artikel soll dabei helfen, im Dschungel der Programme und Tools die ├ťbersicht zu wahren und dabei insbesondere auf die M├Âglichkeiten von Jitsi meet und Slido f├╝r Unternehmen eingehen, die sich in den letzten Monaten als herausstechende Programme erwiesen haben.

Pr├Ąsenzveranstaltung via Livestream – Rechtliche Besonderheiten

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Wer hybride Events durchf├╝hren und seine Pr├Ąsenzveranstaltung via Livestream digital abhalten m├Âchte, sollte sich vorab ├╝ber die damit verbundenen rechtlichen Belange informieren. Im Jahr 2016 ist das DSGVO-Gesetz in Kraft getreten. Seitdem ist es wichtig, dass Unternehmen ihren Kunden und Usern mitteilen, auf welche Art und Weise sie die Daten verarbeiten, speichern und verwenden. Andernfalls drohen unangenehme Folgen wie teure Abmahnungen. Die meisten Internetnutzer kennen sicher die Felder, die sich beim Betreten einer neuen Website ├Âffnen und darum bitten, die Zustimmung zur Verwendung von Cookies zu erteilen. Auch dies h├Ąngt mit der DSGVO zusammen. Diese schreibt vor, dass personenbezogene Daten keinesfalls missbraucht oder an Dritte weitergegeben werden d├╝rfen. Viele Webseiten erheben n├Ąmlich Daten wie den Standort des Nutzers, die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer und das eigene Verhaltensmuster auf den einzelnen Homepages. Das f├╝hrt dann dazu, dass so mancher Internetnutzer kurz nach einer Suchabfrage im Web pl├Âtzlich ├╝berall Werbung f├╝r das eben gesuchte Produkt erh├Ąlt. Es ist f├╝r Unternehmen sehr wichtig, die Regeln der DSGVO einzuhalten, wenn eine Konferenz Digitalisierung geplant ist oder andere virtuelle Veranstaltungen umgesetzt werden sollen. Folgende Punkte sind bei Pr├Ąsenzveranstaltungen via Livestream dabei von Bedeutung:

  • Unternehmen m├╝ssen beim Er├Âffnen derartiger Meetings ihre Nutzer ├╝ber die durchgef├╝hrten Datenverarbeitungen informieren. Andernfalls drohen Strafen oder Geldbu├čen, wie in der DSGVO Kapital 8, Artikel 83 festgehalten ist.
  • Wichtig bei Nutzung von Jitsi Meet f├╝r Unternehmen_ Eine Videokonferenz mit Jitsi oder einem ├Ąhnlichen Tool darf daher erst beginnen, wenn die User ihr Einverst├Ąndnis erteilt haben.
  • Dar├╝ber hinaus sollten Unternehmen daf├╝r Sorge tragen, virtuelle Konferenzen und hybride Events vor unerw├╝nschten G├Ąsten und Hackerangriffen zu sch├╝tzen. F├╝r diesen Zweck empfehlen sich sichere Passw├Ârter f├╝r die Online-Meetings.
  • Betriebe sollten darauf achten, welchen Server sie f├╝r die Digitalisierung ihrer Konferenz nutzen. Der verwendete Server beeinflusst, wie die Daten verarbeitet werden. F├╝r eine h├Âhere Sicherheit sorgen private Server oder Firmenserver. Unternehmen, die einen Firmenserver besitzen, sollten diesen f├╝r das Meeting nutzen, um die Sicherheit zu erh├Âhen. Daf├╝r gibt es vom Tool Jitsi Meet Deutsch ebenfalls praktische L├Âsungsans├Ątze f├╝r Unternehmen.
  • Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, sind Meetinganbieter von digitalen Konferenzen empfehlenswert, die keine Kundendaten verarbeiten und/oder die M├Âglichkeit bieten, die Meetings ├╝ber Firmenserver laufen zu lassen.

Wer diese Punkte beachtet, kann von den zahlreichen Chancen profitieren, welche eine Konferenz Digitalisierung Jitsi f├╝r Unternehmen bietet. Man kann dadurch ├╝ber den ganzen Globus miteinander kommunizieren und spart sich Reisekosten oder die Organisation mehrerer Meetings nacheinander. Auch aus dem Homeoffice sind Besprechungen und Meetings mit Jitsi ohne Weiteres realisierbar. Die Arbeitszeit der Mitarbeiter l├Ąsst sich viel effektiver nutzen, weil sich Leerzeiten durch Autofahrten und etwaige Staus vermeiden lassen. Um Angestellte und Kunden zu einer digitalen Mitarbeit zu motivieren, gibt es viele M├Âglichkeiten:

  1. Whiteboards, die miteinander geteilt werden k├Ânnen
  2. Er├Âffnung von Breakoutrooms f├╝r Diskussionen f├╝r die digitale Konferenz
  3. Screensharing, um bestimmte Dinge zu zeigen oder Pr├Ąsentationen zu halten
  4. Umfragen f├╝r mehr Zuschauerbeteiligung

Dies sind nur einige Beispiele, da es noch viele weitere Integrationen gibt, welche die Kommunikation bei digitalen Konferenzen und hybride Events erweitern. Gerade mit Slido Umfragen ist hier viel m├Âglich. Unternehmen k├Ânnen mit einer professionellen Kamera-Disposition und einem clever durchdachten Set eine vollst├Ąndige Produktvorstellung oder ein Kundengespr├Ąch erfolgreich umsetzen und via Online-Meeting live mit ihren Kunden teilen. Demzufolge bieten Online-Meetings wie Jitsi meet viele M├Âglichkeiten f├╝r Unternehmen um mit Kunden, Partner und Kollegen auch in Zeiten von Corona wieder n├Ąher zusammenzubringen. Wir empfehlen allen Firmen, Zeit f├╝r die Einarbeitung in dieses Thema zu investieren, um das Beste aus der aktuellen Situation herauszuholen.

Auch wir von Kreativfilm haben auf die aktuellen Entwicklungen durch Corona reagiert und in unserem Unternehmen viel ver├Ąndert. Seit Beginn der Pandemie halten wir unsere Kundengespr├Ąche und Meetings ├╝berwiegend digital ab. Dabei hat sich bei den Themen Meeting und Videokonferenz Jitsi besonders durchgesetzt, aber auch die Internettelefonie wird von uns genutzt. Zudem haben wir darauf gebaut, die Kommunikation zwischen unseren Mitarbeitern zunehmend zu digitalisieren, um ein sicheres und effektives Homeoffice zu erm├Âglichen. In den folgenden Abschnitten m├Âchte ich nun genauer darauf eingehen, warum wir f├╝r jedes Meeting und jede Videokonferenz Jitsi am liebsten nutzen.

Unsere Jitsi Meet Anleitung

Jitsi gibt es schon seit 2003, aber in diesem Jahr erlebte das Tool durch die Corona-Pandemie einen enormen Aufschwung. So gelang es dem Programm, die 20-Millionen-Nutzer-Marke zu ├╝berschreiten ÔÇô und noch immer kommen t├Ąglich zahlreiche neue User dazu. Auch Experten empfehlen Jitsi f├╝r die Digitalisierung von Konferenzen gerne. Wir haben es beispielsweise f├╝r unseren Dreh beim Ministerium f├╝r Verbracherschutz mit Erfolg genutzt. Das Gute daran: Es handelt sich hierbei um ein Open-Source-Tool, welches kostenfrei genutzt werden kann. Eine kostenpflichtige Version mit erweitertem Funktionsumfang wird zus├Ątzlich angeboten.

Online Meetings und Videokonferenzen mit Jitsi Meet umsetzen

Eine der wichtigsten Funktionen von Jitsi Meet f├╝r Unternehmen besteht darin, Online-Meetings durchzuf├╝hren. Dabei hat das Tool den erheblichen Vorteil, dass es datenschutzkonform nach DSGVO arbeitet. Genau aus diesem Grund erfreut es sich auch bei vielen Anwendern einer so gro├čen Beliebtheit, weil sich Unternehmen dadurch den Aufwand sparen k├Ânnen, sich umst├Ąndlich selbst in das Thema DSGVO einzuarbeiten. Dar├╝ber hinaus bietet Jitsi noch weitere Vorteile: Es zeichnet sich durch eine einfache Struktur aus, sodass die Bedienung kinderleicht nachvollziehbar ist. Man muss lediglich die Website aufrufen und hat dort dann die M├Âglichkeit, ein Online-Meeting zu er├Âffnen. Daraufhin erh├Ąlt man einen URL-Link, der nach dem Schema „https://meet.jit.si/Meetingname“ aufgebaut ist. Sobald man das Meeting ge├Âffnet und benannt hat, muss man nur noch seinen Namen eingeben. Dieser ist dann auch im Stream zu sehen. Schon ist das digitale Meeting fertig, welches ├╝ber den Link verbreitet werden kann.

Tipp: Zus├Ątzlich ist es m├Âglich, unter der Rubrik ÔÇ×SicherheitÔÇť ein Passwort festzulegen. Auf diese Weise kann man noch besser kontrollieren, wer dem Meeting beitritt und somit ungew├╝nschte G├Ąste oder gar Hacker aussperren.

 

┬áJitsi Meet f├╝r den Livestream – „Video Bridge“

Dar├╝ber hinaus hat Jitsi Meet aber noch viel mehr f├╝r Unternehmen zu bieten. So kann man dabei beispielsweise auch auf einen Server zugreifen, um dar├╝ber die Livestreams und Videos zu mixen, ohne die riesigen und kommerziellen Server externer Anbieter nutzen zu m├╝ssen. Dieses Feature nennt sich Jitsi Video Bridge. Des Weiteren k├Ânnen Unternehmen viele Eigenschaften hinzuf├╝gen und individualisieren. Auf der Jitsi Website findet man diesbez├╝glich zahlreiche praktische Tipps und auch schon fertige Codes, die man einfach verwenden kann. Wer im Bereich IT ├╝ber etwas mehr Erfahrung verf├╝gt, findet bei Jitsi unter diesem Link auch Code-Ans├Ątze und eine Unterst├╝tzung f├╝r die Integration in die eigene Website oder Produkte. Praktisch ist zudem der eigene Blog von Jitsi, wo immer auf aktuelle Events oder Neuerungen der Branche und des Tools hingewiesen wird. Wer sich gerne ├╝ber die Funktionen austauschen m├Âchte, kann das in der Community tun. Ein weiterer Vorteil ist, dass Jitsi mit GitHub zusammenarbeitet. Dort k├Ânnen sich mehrere Programmierer miteinander verbinden, um weiter an dem Code des Programms zu arbeiten und neue Features zu integrieren. Der Zugriff auf diese Projekte ist ebenfalls direkt ├╝ber die Website m├Âglich. F├╝r Personen mit ganz viel Interesse m├Âchte ich auch noch erw├Ąhnen, dass es ein regelm├Ą├čiges Online-Meeting gibt, an dem man teilnehmen kann. Alternativ ist es m├Âglich, sich die Aufnahmen des Meetings auf dem You-Tube-Kanal anzuschauen.

Slido Umfragen f├╝r aktive Zuschauerbeteiligung

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Slido f├╝r Umfragen ist ein Tool, das sich im letzten Jahr einer zunehmenden Beliebtheit erfreut hat. Es hilft Unternehmen dabei, eine Interaktion zwischen Mitarbeitern oder Kunden zu schaffen. Wir haben Slido auch mehrfach f├╝r digitale Konferenzen und hybride Events verwendet. Die Funktionsweise ist einfach erkl├Ąrt: Man registriert sich auf der Website und kann dann die Funktionen, die das gebuchte Paket beinhaltet, nach Belieben nutzen. Slido wird in einer kostenfreien Version ebenso angeboten wie in unterschiedlichen Angebotspaketen. F├╝r den Anfang ist das kostenlose Tool von Slido f├╝r Umfragen zwar sehr n├╝tzlich, allerdings ist es in Bezug auf die Sicherheit und den Datenschutz empfehlenswert, eines der kostenpflichtigen Angebote zu verwenden. Je nach Paket bietet Slido folgende Funktionen:

  • Slido Umfragen
  • Brainstorming
  • Abwechslungsreiche Quiz-M├Âglichkeiten
  • Auswertung der Chat-Kommentare
  • Sprachunterst├╝tzung im Falle von Sprachbarrieren
  • Integration bekannter externer Programme wie Zoom oder Powerpoint

Ein wesentlicher Vorteil von Slido Umfragen besteht dabei darin, dass es konform mit den aktuell g├╝ltigen Datenschutzrichtlinien ist. Gleichzeitig ist es in hohem Ma├č individualisierbar und kann perfekt f├╝r Livestreams von Pr├Ąsenzveranstaltungen angepasst werden. Je nach Paket ist es mit Slido sogar m├Âglich, das eigene Unternehmen komplett dar├╝ber zu strukturieren und zu analysieren und somit die Kommunikationswege erheblich zu vereinfachen. Auch Slido verf├╝gt ├╝ber einen eigenen You-Tube-Kanal, der zahlreiche n├╝tzliche Anwendungstipps bietet. Zudem gibt es auf der Website viele Beratungsdokumente. Abgerundet wird das Tool durch eine sehr gute, transparente, nahe und l├Âsungsorientierte Kundenbetreuung. Es ist wenig verwunderlich, dass viele gro├če und namhafte Unternehmen wie Booking.com und Nike zu den Kunden von Slido Umfragen geh├Âren.

Beratung f├╝r die Planung von digitalen Konferenzen und hybriden Events

Alles in allem komme ich zu dem Schluss, dass es in einer Zeit, in der Online-Meetings und -Konferenzen zunehmend bedeutender werden, auf jeden Fall sinnvoll ist, sich mit hilfreichen Tools wie Jitsi oder Slido als Unternehmen vertraut zu machen. Wer dies tut, kann von den durch Corona bedingten Ver├Ąnderungen sogar in erheblichem Ma├če profitieren. Auch mein Team und ich haben erkannt, dass gerade Jitsi im Unternehmensalltag in der aktuellen Zeit sehr n├╝tzlich ist. Ich habe f├╝r alle Interessierten ein Video produziert, welches meine Praxiserfahrungen der letzten Produktionen zeigt, bei denen ich Jitsi f├╝r meine Auftr├Ąge aufgesetzt und eingesetzt habe. Au├čerdem habe ich in dem Video noch einmal viele praxisnahe Tipps zusammengefasst. Auch hier im Blog bieten wir konkrete Hilfestellungen und Anleitungen f├╝r unsere Kunden an. Ich biete zusammen mit meinem Team eine kostenlose Erstberatung f├╝r Unternehmen an.