Tipps für Videokonferenzen – Online-Events in 2021

Tipps für eine Videokonferenz – Die meisten Menschen wissen spätestens seit Covid-19, was eine Webkonferenz ist und sind trotzdem beim moderieren einer Videokonferenz unsicher, weshalb ich in diesem Artikel mit interessierten Unternehmen gerne einige hilfreiche Videokonferenz Tipps teilen möchte. Gerade bei Schulen sind Videokonferenzen gerade aktuell. Die Pandemie hat jeden von uns in eine digitale Welt befördert und ein Großteil der Menschen hat im letzten Jahr erstmals selbst an einem Online-Meeting teilgenommen. Eine Video- oder Webkonferenz unterscheidet sich nicht stark von einem solchen Online-Meeting. Sie kommt aus dem Businessbereich und dient dazu, die normale physische Konferenz zu ersetzen. Man kann hierbei zwischen Videokonferenzen und Webkonferenzen unterscheiden. Bei einer Webkonferenz geht es hauptsächlich um den reinen Informationsaustausch zwischen den Teilnehmern, weshalb sie auch per Chat abgehalten werden kann. Bei einer Videokonferenz hingegen stehen die Video-Übertragung und die Video-Kommunikation im Vordergrund. Da sich die beiden Arten von Konferenzen jedoch nur minimal unterscheiden, ist es auch möglich, beide Begriffe als Synonyme zu nutzen.

Fakt ist: Mit Video- und Webkonferenzen ist es für Unternehmen möglich, weltweit Onlinemeetings abzuhalten, ohne selbst dorthin reisen zu müssen. Das verkürzt Kommunikationswege und trägt zur Zeitersparnis bei. Auch Kosten lassen sich auf diese Weise stark reduzieren. Diese Art der Online-Konferenzen ist schon viele Jahre bekannt und wird auch bereits relativ lange eingesetzt – aber eben nur von vereinzelten Unternehmen in bestimmten Situationen. Erst durch die Pandemie konnten digitale Konferenzen jetzt den Durchbruch erfahren. Jedes Unternehmen und jede Einrichtung musste in kurzer Zeit neue Wege der Kommunikation für sich entdecken. Eine dieser Lösungen ist eben die Videokonferenz.  Mein Tipp: In diesem Beitrag zeige ich wie mein Team als Livestream Dienstleister arbeitet und was Sie bei einer Zusammenarbeit erwartet.

Tipps für Videokonferenzen und hybride Events

Videokonferenzen

Kennt man sich bereits mit den Lösungsansätzen für die neue Kommunikation aus oder hat meinen anderen Blogeintrag gelesen, stellt sich die Frage, was mit Online-Meetings und Videokonferenzen für z.B. Schulen noch alles möglich ist. Mit dieser digitalen Lösung, um seine Mitmenschen zu treffen, eröffnen sich viele Wege für klassische oder neue Formate von Veranstaltungen. Ich konnte auch schon mehrere Videokonferenzen moderieren und gebe gerne noch weitere Tipps in diesem Beitrag.

Digitale Veranstaltungen

Viele Veranstaltungen, bei denen sich eigentlich mehrere Personen in einem Raum treffen, lassen sich in den digitalen Raum verschieben. Das fängt beim Gitarrenunterricht an, geht über reine Mitarbeitertreffen und endet bei großen digitalen Messen. Das Prinzip ist dabei immer ähnlich: Es wird ein Raum mit einer Meeting-Plattform wie Jitsi Meet, Webex oder Zoom eröffnet. Im Anschluss werden alle anderen Teilnehmer eingeladen. Bei einer digitalen Messe sieht das dann so aus: Die Marketing-Abteilung wirbt wie immer über die altbekannten Wege und versendet Einladungen für die Veranstaltung.

Dabei wird der Beitritt-Link direkt freigegeben oder es ist erforderlich, sich bei der Veranstaltung anzumelden, um den Link zu erhalten. Ich rate aus Erfahrung eher zur zweiten Vorgehensweise, denn es birgt das Risiko für unerwünschte Gäste, wenn der Link direkt freigegeben wird. Es ist besser, vorab zu wissen, wer an der Veranstaltung teilnimmt. Dann kann man vorher auch schon mal per E-Mail mit allen Personen Kontakt aufnehmen. Die angemeldeten User nehmen dann an der digitalen Messe teil. Der Messestand kann nach Belieben mit thematisch unterschiedlichen Webkonferenzen bestückt werden. Dabei ist es möglich, mit den anwesenden Personen zu sprechen – genau wie auf einer normalen Messe.

Hybride Events

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Als hybrides Event bezeichnet man Veranstaltungen, die an einem konkreten physischen Ort stattfinden und über das Internet gesendet werden. Es gibt vor Ort also kein Publikum, wie das üblicherweise der Fall ist. Aus diesem Grund hat ein hybrides Event den Vorteil, dass die Reichweite größer ist. Das Event wird dadurch insgesamt attraktiver für zahlreiche Interessenten, weil keine lange Anreise eingeplant werden muss. Stattdessen haben sie die Möglichkeit, direkt aus dem heimischen Wohnzimmer das Geschehen mitzuverfolgen. Auch die Veranstalter profitieren von hybriden Events. Die Miete für Konferenzräume oder große Räumen entfällt, sodass eine Kostenersparnis möglich ist. Mein Tipp für Videokonferenzen: Diese lassen sich hervorragend in hybride Events einbauen.

Damit können Diskussionen gestartet werden, wodurch sich der Zuschauer besser integrieren lässt als das vor Ort bei einem richtigen Event möglich gewesen wäre. Außerdem lässt sich die Tatsache, dass die Zuschauer zuhause in ihren Wohnungen sind, auch kreativ für das hybride Event nutzen. So kann man sie beispielsweise dazu auffordern, sich einen Gegenstand in ihrer Wohnung zu suchen, der thematisch zum Event passt. Meiner Erfahrung nach ist einer der wichtigsten Webkonferenz Tipps, das hybride Event interaktiv zu gestalten. Muss der Teilnehmer vor dem Computer nämlich die ganze Zeit nur auf seinen Bildschirm schauen, kommt schnell Langeweile auf.

Gestaltung von Videokonferenzen und digitalen Events

Jeder, der eine Videokonferenz moderieren und veranstalten will, sollte darüber nachdenken, wie er die Vorteile der digitalen Möglichkeiten für sein Event am besten nutzen kann. Das gilt für den Inhalt ebenso wie für das Design. Die einzelnen Meeting-Plattformen stellen bereits mehrere praktische Funktionen zur Verfügung. Dazu gehören zum Beispiel das Whiteboard oder die Breakoutrooms. Letztere sind ideal, um den Teilnehmern die Möglichkeit zu bieten, selbst an der Diskussion teilzunehmen und die Ergebnisse dann am Whiteboard zu präsentieren. Ebenso lassen sich Screensharings gut für digitale Veranstaltungen nutzen, um Powerpoint-Präsentationen oder den neusten Imagefilm zu zeigen. Viele Meeting-Plattformen ermöglichen es auch, Räume zu branden, indem die Farben und das Logo des Unternehmens genutzt werden. Auf diese Weise erhält der Konferenzraum und somit auch das gesamte Event einen professionellen Look. Einer meiner persönlichen Videokonferenz Tipps besteht auch darin, sich für eine Greenscreen Produktion zu entscheiden, um den kreativen Spielraum zu erweitern:

  • Ein flexibleres Design ist möglich
  • Der Hintergrund ist frei wählbar und lässt sich thematisch anpassen
  • Das Design ist kostengünstiger, weil keine großen Bühnenbilder oder Plakate notwendig sind

Videokonferenz jetzt mit uns planen!

Videokonferenzen und Webkonferenzen bieten Unternehmen schon jetzt viele Vorteile und werden – wenn sie richtig umgesetzt werden – auch im Jahr 2021 für Online-Events eine wichtige Rolle spielen. Gemeinsam mit meinem Team habe ich bereits konkrete Lösungen zu diesen Themen entwickelt, die wir gerne in einem ersten Gespräch genauer erläutern. Starten Sie jetzt Ihre Anfrage über das Kontaktformular.